informations générales
Bouches-du-Rhône
Description du poste :
Nous recherchons un(e) secrétaire polyvalente avec un profil orienté RH pour rejoindre notre société spécialisée dans le dépannage, l'entretien et le remplacement de systèmes de chauffage et de chauffe-eau pour les particuliers. Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'entreprise en assurant la gestion administrative, la coordination des plannings et en renforçant la relation avec nos clients et partenaires, notamment les bailleurs.
Missions principales :
1. Gestion administrative :
o Rédaction et envoi de mails aux bailleurs, clients et partenaires.
o Préparation et gestion de la documentation administrative liée aux interventions (devis, factures, contrats).
o Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants.
o Gestion des demandes clients (suivi, réponses, informations diverses).
2. Gestion des plannings :
o Coordination des plannings d'intervention des équipes techniques.
o Prise de rendez-vous pour les interventions sur site avec les clients.
o Planification des entretiens réguliers de maintenance pour les clients et gestion des urgences.
3. Relation client :
o Assurer le suivi de la relation client de manière professionnelle et courtoise.
o Répondre aux demandes des clients, notamment concernant la disponibilité des services, les tarifs, et les délais d'intervention.
o Prise en charge des réclamations et suivi de leur résolution.
4. Support aux équipes :
o Assurer la liaison entre les clients, les équipes techniques et la direction.
o Organiser et coordonner les équipes pour assurer une réactivité optimale.
o Préparer et gérer les documents nécessaires pour les interventions des techniciens (bons de commande, fiches de suivi, etc.).
5. Fonctions RH (en lien avec les responsabilités administratives) :
o Assister la direction dans la gestion des ressources humaines (recrutement, gestion des absences, gestion des plannings des employés).
o Préparation des contrats de travail, suivi des dossiers administratifs du personnel.
o Mise à jour des données relatives au personnel et gestion des tâches administratives RH.
Profil recherché :
- Formation : Bac +2 minimum en secrétariat, gestion administrative ou RH (type BTS ou DUT).
- Expérience : Une expérience d'au moins 2 ans sur un poste similaire est souhaitée, idéalement dans un environnement technique ou de services.
- Compétences :
o Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
o Organisation et rigueur dans la gestion des plannings et des priorités.
o Sens de la communication et capacité à gérer les relations avec des clients variés.
o Autonomie, réactivité et capacité à travailler sous pression.
o Des connaissances de base en gestion des ressources humaines seraient un plus.
Qualités requises :
- Excellente communication orale et écrite.
- Sens du service client et esprit d'équipe.
- Capacité à gérer des tâches multiples et à prioriser efficacement.
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations internes.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireNous recherchons un(e) secrétaire polyvalente avec un profil orienté RH pour rejoindre notre société spécialisée dans le dépannage, l'entretien et le remplacement de systèmes de chauffage et de chauffe-eau pour les particuliers. Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'entreprise en assurant la gestion administrative, la coordination des plannings et en renforçant la relation avec nos clients et partenaires, notamment les bailleurs.
Missions principales :
1. Gestion administrative :
o Rédaction et envoi de mails aux bailleurs, clients et partenaires.
o Préparation et gestion de la documentation administrative liée aux interventions (devis, factures, contrats).
o Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants.
o Gestion des demandes clients (suivi, réponses, informations diverses).
2. Gestion des plannings :
o Coordination des plannings d'intervention des équipes techniques.
o Prise de rendez-vous pour les interventions sur site avec les clients.
o Planification des entretiens réguliers de maintenance pour les clients et gestion des urgences.
3. Relation client :
o Assurer le suivi de la relation client de manière professionnelle et courtoise.
o Répondre aux demandes des clients, notamment concernant la disponibilité des services, les tarifs, et les délais d'intervention.
o Prise en charge des réclamations et suivi de leur résolution.
4. Support aux équipes :
o Assurer la liaison entre les clients, les équipes techniques et la direction.
o Organiser et coordonner les équipes pour assurer une réactivité optimale.
o Préparer et gérer les documents nécessaires pour les interventions des techniciens (bons de commande, fiches de suivi, etc.).
5. Fonctions RH (en lien avec les responsabilités administratives) :
o Assister la direction dans la gestion des ressources humaines (recrutement, gestion des absences, gestion des plannings des employés).
o Préparation des contrats de travail, suivi des dossiers administratifs du personnel.
o Mise à jour des données relatives au personnel et gestion des tâches administratives RH.
Profil recherché :
- Formation : Bac +2 minimum en secrétariat, gestion administrative ou RH (type BTS ou DUT).
- Expérience : Une expérience d'au moins 2 ans sur un poste similaire est souhaitée, idéalement dans un environnement technique ou de services.
- Compétences :
o Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
o Organisation et rigueur dans la gestion des plannings et des priorités.
o Sens de la communication et capacité à gérer les relations avec des clients variés.
o Autonomie, réactivité et capacité à travailler sous pression.
o Des connaissances de base en gestion des ressources humaines seraient un plus.
Qualités requises :
- Excellente communication orale et écrite.
- Sens du service client et esprit d'équipe.
- Capacité à gérer des tâches multiples et à prioriser efficacement.
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations internes.
